FACTORES DE ÉXITO PARA EL ÁREA DE RELACIONES PÚBLICAS. 

Los siguientes factores son indispensables para el éxito del desarrollo del área de Relaciones Públicas. 

UN RELACIONISTA PÚBLICA.

Esta es una infografía, donde se explica las funciones y en que consiste el papel desempeñado de un relacionista público. 

ANÁLISIS EXTERNO, IMPORTANTE PARA EL PLAN ESTRATÉGICO DE RELACIONES PÚBLICAS. 

El análisis externo dentro del plan estratégico de relaciones públicas hace referencia a todos aquellos factores que condicionarán a la organización. El análisis externo influirá en el comportamiento y el desarrollo de las actividades previstas por la empresa. En el análisis externo tiene razón de ser la valoración de las oportunidades y amenazas que se comentarán con mayor profundidad en el tema, donde estas oportunidades y amenazas se completan con las oportunidades y fortalezas configurando el análisis FODA.

A modo de ejes cartesianos, encontramos que el análisis externo estudia los siguientes entornos:

• Entorno directo: Hace referencia a todos aquellos elementos con los que la organización interactúa sin intermediarios y que condiciona sus planteamientos. El análisis externo, cuando centra su atención en el entorno directo, valora su interactividad con públicos tales como: Clientes Proveedores, Competencia, Candidatos, Grupos sociales afectados por la actividad de la empresa.

• Entorno indirecto: El entorno indirecto viene determinado por todos aquellos elementos que no manifiestan una relación directa con la organización, pero ésta es sensible a su acción, debiendo realizar ajustes en su planificación para mantener una correcta relación con ellos y no verse lastimada por una negligente valoración previa. Suelen ser de carácter conceptual. Los elementos que de forma habitual configuran entornos indirectos pueden ser: Situación social general, Estadios coyunturales, Épocas de crisis y de bonanzas, Desempleo, Crispaciones. 

Algunos autores defienden la existencia de cinco elementos determinantes en la rentabilidad de determinados segmentos de mercado y que es necesario que la organización, en sus diseños estratégicos, analice como se encuentra posicionada con respecto a ellos. Estos elementos se incluirían en los análisis externos de la organización y se centrarían en:

1. Las amenazas que pueden suponer la entrada en el segmento de mercado de nuevos competidores.
2. La rivalidad entre los competidores.
3. El poder de negociación con los proveedores.
4. El poder de negociación con los compradores.
5. Las amenazas derivadas de la introducción en el segmento de mercado, de un producto que pueda desplazar al propio.

Poder de negociación de los clientes.

Como también se comentará en el análisis interno, la imagen y la auditoria de imagen son elementos intrínsecos del análisis externos (también importante de trabajar en el análisis interno). Una imagen adecuada de una organización hacia sus públicos proporciona valores positivos para el profesional de las relaciones públicas tales como:

• Permite identificar a la organización
• Posibilita la diferenciación con la competencia
• Facilita la toma de decisión de los públicos

Para el profesional de las relaciones públicas, la identificación de estos entornos y la creación de pautas de trabajo e interacción con ellos deberán estar presentes en el plan estratégico de la compañía. 

Salla García, Javier, and Ortega Soriano, Jorge. Plan estratégico de relaciones públicas. España: J.M. BOSCH EDITOR, 2008. ProQuest ebrary. Web. 15 July 2014.

ANÁLISIS E INVESTIGACIÓN EN RELACIONES 

PÚBLICAS

No existe actualmente ningún plan estratégico de relaciones públicas desarrollado por un profesional que no incluya el análisis y la investigación como acciones indispensables para el éxito del mismo.

John E. Marston, estableció la fórmula IACE (Investigación, Acción, Comunicación y Evaluación, hay quien propone el “método IPCE”, (Investigación, Planificación, Comunicación y Evaluación), como elementos fundamentales para la puesta en marcha de un programa de relaciones públicas. 

Las etapas naturales de un proceso de investigación común son:

1. Formulación de un problema.
2. Selección de un paradigma (modelo o patrón).
3. Enfoque de la investigación.
4. Técnicas de investigación.

Para desarrollar un correcto plan estratégico de relaciones públicas, el profesional debe tener presente las tendencias imperantes en cada momento. Por tanto, es necesidad perentoria actualizar de forma permanente sus conocimientos y saber cómo localizar esas fuentes de saber para estar permanentemente en vanguardia y proporcionar así, los mejores servicios a la organización a la que presta sus servicios, al tiempo que se revaloriza continuamente como valor de mercado. 

Cada profesional debe estar en constante aprendizaje. 

Como profesional, existen diferentes formas de estar al corriente de las tendencias actuales, si bien, se recomienda crear una pauta de adquisición de saber que permita ese flujo de conocimientos de vanguardia. Serviría como ejemplo, crear un programa con calendario incluido que incluya actividades como:

• Crear una lista con las principales editoriales que editan libros y revistas relacionados con la materia y estar al corriente de sus últimas publicaciones.
• Crear una lista con las direcciones de Internet de los colegios y asociaciones de relaciones públicas y visitarlas periódicamente.
• Confeccionar un calendario con las programaciones de conferencias, congresos, seminarios, talleres, etc. y acudir a los que más interesen.

Realizar las programaciones de actividades. 

• Crear una estructura propia (sitio web, blog, estructuras de contacto, encuentros de profesionales, etc.) donde intercambiar conocimientos con otros profesionales.

Actualmente, existe cierta tendencia a fijar las políticas comunicacionales y por tanto, los planes estratégicos de las organizaciones, desde los estratos directivos para que exista coherencia entre las comunicaciones y los fines de la empresa, de forma que el profesional de las relaciones públicas contribuya a la construcción de la cultura de la institución y establezca vínculos con los públicos con los que se relaciona (lo que se conoce como el paradigma del «Relacionista»). 

Salla García, Javier, and Ortega Soriano, Jorge. Plan estratégico de relaciones públicas. España: J.M. BOSCH EDITOR, 2008. ProQuest ebrary. Web. 15 July 2014.

FASES EN LA ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO 

Todas las organizaciones tienen la necesidad de alcanzar los objetivos y metas que se han propuesto. Es por ello que la elaboración de un Plan Estratégico se ha convertido en una necesidad ya que constituye una forma óptima de enfrentar el logro de los objetivos y metas trazados. Asimismo cabe rescatar que no existe un único plan con ítems concretos, se trata de diseñar un plan con todos aquellos elementos que considere necesarios para el éxito del proceso.

Fases e ítems más habituales en un plan estratégico de relaciones públicas:

1ª Fase: Planteamiento inicial. Punto de partida. En esta fase se tienen presentes la visión de la empresa, sus políticas así como las metas y los objetivos que se pretenden obtener.

2ª Fase. Investigación y análisis. Conocer la situación de la organización, identificar a los públicos con los que se relaciona y sus actitudes. También sus Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

3ª Fase. Planificación. Teniendo presente la visión de la empresa, sus metas y objetivos, en esta fase se confeccionan y distribuyen todos los elementos y recursos que se utilizaran secuencialmente conforme a la elaboración del preceptivo cronograma de acciones que permitirá alcanzarlos.

4ª Fase. Ejecución. Puesta en marcha del cronograma determinado en la fase anterior. Atención a incumplimientos del cronograma y/o dificultades e imposibilidades y medidas adoptadas para su corrección. La fase de ejecución debe contener explicación detallada de cada una de las acciones y recursos de toda clase para su realización que se desarrolló en la fase de planificación así como la designación del tiempo en que se ha de ejecutar.

5ª Fase. Valoraciones y Adaptaciones. Establecimiento de hitos de control, donde se analizan los retornos de información y se adoptan decisiones así como las correcciones necesarias para lograr la visión de la empresa, sus metas y objetivos.

Salla García, Javier, and Ortega Soriano, Jorge. Plan estratégico de relaciones públicas. España: J.M. BOSCH EDITOR, 2008. ProQuest ebrary. Web. 8 July 2014.

LÍNEAS QUE DEFINEN EL PLAN ESTRATÉGICO DE LAS RELACIONES PÚBLICAS 

Las líneas que definen el plan estratégico de relaciones públicas son aquellas direcciones maestras sobre los que se estructura la misión de la organización. Esas líneas constituyen por sí mismas, profundos campos de conocimiento e investigación del que se desprenderán estrategias y acciones tendentes al logro de los objetivos y metas propuestos por la organización.

Al elaborar el plan estratégico y analizar el entorno de la organización y los públicos con que se relacionará, se deben localizar aquellos temas clave que le van a afectar en el desarrollo de su misión y a las estrategias que se necesitarán desarrollar.

Los temas claves, es decir los elementos que sustentarán las líneas que definirán el plan estratégico de relaciones públicas, pueden ser variados y de diversa índole. Es a través de un profundo análisis de la organización y de la generación de distintos tipos de actividades de investigación y valoraciones tales como organización de seminarios, conferencias, estudios de mercado, encuestas y cualquier actividad que permita la obtención de cuanta más información concerniente mejor, como se obtiene los conocimientos suficientes para determinar esas líneas sobre las que estructurar el plan estratégico. 

Por lo general, las líneas estratégicas más habituales que se pueden encontrar de forma común en las organizaciones son:

• Misión de la organización.
• Públicos.
• Medios de comunicación.
• Actividades.
•  Aprendizaje.

Junto a las anteriores, pueden existir otras líneas estratégicas no menos importantes y que atiendan a las especificidades propias de la propia organización y de las actividades que desarrolla. La siguiente lista tiene por objeto proporcionar unos patrones mínimos de inicio de actuaciones que permitan determinar esas líneas definidoras del plan estratégico de relaciones públicas:

• Esclarecer propósitos y objetivos.
• Determinar direcciones y prioridades.
• Proveer un marco de acción para el desarrollo de las políticas.
• Toma de decisiones.
• Ayudar en la efectiva asignación de recursos.
• Señalar temas críticos y riesgos, así como fortalezas y oportunidades.
• Mayor confianza.
• Mejorar la moral y motivación del personal.
• Mejorar las relaciones.
• Responder a situaciones inesperadas o sorpresivas.
• Orientar el trabajo.
• Introducción de disciplina.

Salla García, Javier, and Ortega Soriano, Jorge. Plan estratégico de relaciones públicas. España: J.M. BOSCH EDITOR, 2008. ProQuest ebrary. Web. 6 July 2014.